10的方式获得您的重载电子邮件收件箱的顶部

10的方式获得您的重载电子邮件收件箱的顶部

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我们大多数人都沉迷于电子邮件。 一些 估计说 我们每个工作日花费近五个半小时检查它。

尽管近年来社交媒体爆炸式增长,但电子邮件并没有减少。 调查估计 每天发送的电子邮件数量将增加到246的2019十亿(205的2015十亿)。 和 有证据 那封电子邮件就像那些在第一次发明的时候那样的年轻人一样。

你可能会认为我们都在努力工作更长,更艰难。 其中有一些事实。 但是,电子邮件使用的增加也可以通过我们试图处理收件箱超载以及更一般化来解释 数字上瘾的兴起。 电子邮件不再是我们的台式机和笔记本电脑的保存,我们大多数人现在可以在我们的智能手机和平板电脑上访问它,通常在我们自己的床上舒适地使用它。

我们倾向于快速回复电子邮件,这表明我们正在不断检查它们并尝试清空存储桶,即使它再次填满。 为了最终掌握我们的收件箱,我们必须处理根本原因,而不仅仅是经常发生的症状。

这里有十种方法来最终控制你的混沌收件箱。

1。 停止使用电子邮件作为代理聊天服务

电子邮件并不是专为快速对话而设计的。 通过线程冗长的对话来消除杂乱的收件箱是非常耗时的。 使用替代方法,更适合的方法。 而且,理想情况下,首先要面对面地解决事情或打电话。

2。 谨防重复消息

这被称为问题 “消息复制”。 短信到达:“我只是检查你有我的电子邮件”。 电话响起:“我刚给你发了一封电子邮件”。

许多人仍然不相信几乎同意的决定。 消息传递和电子邮件的许多决定都不完全相信,我们最终得到了消息复制的层次结构。 用于确认社交媒体消息的文本,用于确认文本的电子邮件,用于确认电子邮件的电话以及用于确认电话呼叫的面对面会议。

这种重叠是非常耗时且可能令人困惑的。 电子邮件不是正式决策的好地方。 我们作为真正的人类聚会的会议室仍然是许多人最有影响力的地方。

3。 杂草你的电子邮件花园

杂乱的收件箱就像一个杂草丛生的花园。 从长远来看,花费一些定期的时间消除混乱的消息是值得的。

一个简单而有效的提示是使用搜索功能并搜索术语“取消订阅”。 这将引发惊人数量的通讯,你甚至没有记忆甚至订阅。

即使是在“GDPR,你可能会发现几百个不需要的电子邮件。 浏览每一个并取消订阅。 这将是一个长期收益短期痛苦的例子。

4。 明智地使用垃圾邮件文件夹

垃圾邮件的自动识别近年来有所改善。 但他们仍然潜入我们的收件箱。 这是电子邮件除草的另一种简单方法。 通过将可疑邮件放入其中,值得花时间教育您的垃圾邮件文件夹变得更好。 同时查看您的垃圾邮件文件夹以删除任何不必要的合法电子邮件。

5。 请朋友和同事停止向您发送电子邮件

不要害羞。 也许是委婉的。 电子邮件过载的另一个原因是来自最接近你的人的不想要的电子邮件。 准备好礼貌地要求其他人停止向您发送电子邮件,这些电子邮件可以更好地在会议中,电话中或作为短信共享。

6。 保持您的请求简单

不要发送过于复杂的电子邮件。 如果您要求提供五件事情,很多人只会回复您列表中最后一件事。 这只会产生更多的电子邮件寻求其他四个项目。

7。 确保你的回复是全面的

回复收到的电子邮件中的所有内容。 不这样做只是创建更多的电子邮件,寻找你没有回复的东西。

8。 只在设定的时间检查您的电子邮件

越来越多的证据 如果我们每天检查并回复电子邮件几次,我们的生产力就会提高(而且压力也会减轻)。 我们必须时刻保持联系是一个神话。 而且,如果你必须这样做,电子邮件并不是最好的方法。 使用即时消息的形式。

9。 在电子邮件正文中复制您的主题标题

你可能会认为写两次是浪费精力。 与电子邮件不同。 在您的电子邮件主题行中准确填写您的电子邮件正在寻找的简短摘要(最多15个字词),然后用相同的句子结束您的电子邮件。 清楚地说出来,两次提高得到完整和正确答复的可能性,以及正确回答的要求。

10。 完全放弃电子邮件

拥有的人员和组织的例子数量 完全停止使用电子邮件 并使用 其他通讯方式,但仍在继续上升(尽管长远来看这将如何发挥还有待观察)。 然而,发送电子邮件可以让你减少压力,提高工作效率。 其他通信方法通常更加流畅。 这确实是可能的。 尝试一个星期。

谈话尝试一些或所有这些技巧。 有时候,我们最认为理所当然的事情是造成我们最大问题的事情。

关于作者

创新管理高级研究员Paul Levy, 布莱顿大学

这篇文章最初发表于 谈话。 阅读 原创文章.

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