10电子邮件规则将降低您的压力水平

10电子邮件规则将降低您的压力水平 存在Shutterstock

电子邮件和智能手机可能会有压力。 学者们称这种不断的工作联系 “technostress”。 因此,许多欧洲国家现在正在为员工提供服务 “权利断开”.

电子邮件的使用方式很复杂,不能简单地标记为“好”或“坏”,研究表明 个性,人们的工作类型和目标可以影响他们对电子邮件的反应方式。

使用电子邮件的良好做法不仅仅是限制发送的电子邮件数量,还能提高通信质量。

以下是减少工作中电子邮件压力的十大提示:

1。 获得正确的主题

使用清晰且可操作的主题行。

主题行应该以六到十个单词准确地传达电子邮件的内容,以允许收件人在不打开电子邮件的情况下确定电子邮件的优先级。 在移动设备上,许多人只能看到主题行的第一个30字符。 所以保持简短。 但要使其足够描述,以便从主题行中了解电子邮件的内容。

2。 问问自己:电子邮件是正确的媒体吗?

你在同一个办公室吗? 你能和那个人说话吗? 你能来电吗? 通常,这些其他形式的通信可以避免电子邮件的低效来回。

即时通讯和视频通话平台 松弛Skype的 可能更适合快速内部来回消息传递。 此外,请记住,以下大多数建议适用于所有类型的电子通信。

3。 不要在非办公时间发送电子邮件

研究显示 非工作时间的电子邮件使人们更难从工作压力中恢复过来。

通过避免在正常工作时间之外发送或回复电子邮件来尝试并影响您的公司文化。

管理层应以身作则,避免在正常工作时间之外联系员工。 一些工作场所 甚至可以在非工作时间关闭对员工的电子邮件访问 考虑实施此操作,同时仅保留备用电话系统以进行紧急联系。

新的研究 还表明,只有24小时联系的期望会对员工的健康产生负面影响。

4。 使用延迟交付选项

喜欢整合他们的工作和家庭生活,并经常在他们的非工作时间继续在家工作。 如果您是这些人中的一员,或者您跨时区工作,请考虑使用延迟交付选项,以便您的电子邮件在下一个工作日之前不会发送,并且不会干扰其他人的下班时间。

5。 保持积极态度

想想电子邮件通信的质量。 不只是数量。 对电子邮件使用的更改还应关注所发送内容的质量,并考虑收件人的情绪反应。

研究表明 在通过电子邮件进行沟通时,冲突更容易升级,并且消息会被误解。 因此,如果是坏消息,请回想一下规则#2:电子邮件是正确的媒体吗?

6。 试试'周五没有电子邮件'

为了改变公司文化并让人们考虑其他通信方式而不是电子邮件,请尝试一下 “周五没有电子邮件” 在每个月的第一个星期五,或者甚至每个星期。 这是一项由美国专家提出的倡议 全国健康与福祉工作论坛,正在被企业使用 在全球范围内。 我们鼓励员工安排面对面会议或接听电话 - 或者只是在当天收到他们收件箱中的许多电子邮件。

7。 让您的偏好知道

研究表明 不仅太多而且太少的电子邮件也会因不同人的通信偏好之间的不匹配而导致压力。 有些人可能喜欢通过电子邮件发送和处理高电子邮件流量比其他通信方式更好。 对于这些人来说,减少他们收到的电子邮件数量可能会带来比缓解更多的压力。

因此,考虑一下人们的个体差异并让人知道。 将您首选的联系首选项添加到您的电子邮件签名中,无论是电子邮件,文本或即时消息还是电话。

8。 考虑假期'反弹'

积压了一周内积累的电子邮件似乎就是其中之一 最常提到的技术压力源 对于工人。 考虑建立一个系统,当有人在度假时,电子邮件会被退回给发件人,并提供紧急请求的替代联系电子邮件。 这将让您回到可管理的收件箱。

9。 有一个单独的工作电话

使其成为您可以访问工作电子邮件的唯一移动设备,这使您可以在工作时间后自行关闭它。 还可以考虑关闭电子邮件 “推” (这是您的电子邮件服务器在到达服务器时将每封新电子邮件发送到您手机的位置),而是选择定期计划(例如每小时一次),以便将电子邮件发送到您的手机(这也可以延长电池寿命)。

10。 避免深夜屏幕时间

研究表明 深夜智能手机的使用降低了我们入睡的能力,也导致了对工作的不断思考和压力。 这反过来会降低您的睡眠质量。 让床铺成为一个无需电话的区域,以改善您的需求 睡眠卫生.谈话

关于作者

Ricardo Twumasi,组织心理学讲师, 英国曼彻斯特大学; Cary Cooper,50组织心理学与健康周年教授, 英国曼彻斯特大学和Lina Siegl,博士研究员, 英国曼彻斯特大学

本文重新发表 谈话 根据知识共享许可。 阅读 原创文章.

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